Cette opération n’initie aucun prélèvement réel : elle sert uniquement à enregistrer ce que le client a payé en interne.
Les différents moyens de paiements :
Les moyens de paiements concernés par cette procédure sont les suivants, en vert sur cette capture :
Pour les autres :
TPE virtuels, il faut une souscription à un TPE virtuel après quoi il sera possible d'encaisser directement par ce biais selon les modalités de chaque TPE :
ANCV Connect : il faut au préalable que'un TPE virtuel soit activé et ouvrir un compte chez ANCV connect. Plus de précisions ici.
Cartes Cadeaux :
Pour les abonnements MAGIC, le paiement par carte cadeau nécessite la saisie du code de la carte, ce qui entraîne la modification du statut de cette carte, comme expliqué ici.
Pour les autres abonnements, le paiement par carte cadeau se fait selon la procédure décrite ci-dessous.
Étapes pour enregistrer un paiement
Accéder au dossier de réservation
Dans le menu de gauche, cliquez sur “Réservation”.
Sélectionnez le numéro du dossier correspondant à la réservation du client.
Renseigner le paiement
Dans le dossier, allez dans l’onglet “Paiement immédiat”.
Tapez le montant reçu à l’aide du clavier.
Cliquez sur le logo correspondant au moyen de paiement utilisé par le client (espèces, chèque, carte bancaire, virement, etc.).
La validation se fait toujours en deux étapes, il faut bien penser à validez l'encaissement pour enregistrer le paiement dans le dossier.
3. Spécificités :
Code promo :
Si vous avez créé un code promotionnel, vous pouvez l’enregistrer ici afin qu’il s’applique à votre dossier de réservation.
Gratuité :
En cliquant ici, vous pouvez sélectionner les prestations du dossier que vous souhaitez offrir à votre client.
4. Affichage
Dans le dossier de réservation, vous visualisez en permanence l’état du paiement.
Le bandeau situé à droite vous permet de voir rapidement :
le montant total du dossier,
la somme déjà encaissée,
le montant restant à encaisser.
En mode paiement immédiat, vous visualisez également le montant que vous êtes en train d’enregistrer via le clavier.
Vous pouvez ainsi solder facilement le dossier. Une fois le paiement complet enregistré, le dossier passe au statut Soldé et s’affiche en vert.
Pour retrouver les différents encaissements effectués sur ce dossier, cliquez sur Historique des paiements.
Vous y retrouverez l’ensemble des encaissements enregistrés, avec leur date correspondante :
Depuis cette interface, vous avez la possibilité de modifier le mode d’encaissement si nécessaire, en cliquant sur le petit crayon à droite.
En revanche, la date de l’encaissement ne peut pas être modifiée.
À retenir
Cette fonction est indicative et ne déclenche aucun débit automatique.
Elle vous permet de suivre et centraliser tous les paiements de vos clients directement dans leurs dossiers.
Tous les types de règlement peuvent être enregistrés, qu’il s’agisse de moyens classiques ou spécifiques (chèques vacances, paiements papiers, etc.).
En renseignant vos paiements de cette manière, vous gardez une vision claire et à jour de la situation financière de vos réservations, tout en conservant la flexibilité d’accepter tous les modes de règlement.