Parce que vos activités peuvent être soumises à des contraintes climatiques ou de remplissage avec un minimum de participants nécessaires pour lancer une activité, elloha vous permet de paramétrer une confirmation différée de vos réservations.
Le client peut réserver en ligne et il lui est indiqué que sa réservation va être confirmée dans un délai de x jours avant l'activité, ce qui vous permet d'anticiper d'éventuels aléas.
Lors de l'élaboration des formules, nous vous avons expliqué comment activer cette option de confirmation différée. Nous allons maintenant vous expliquer la manière dont ces réservations peuvent être confirmées ou annulées.
1. Ce que voit le client lors de sa réservation
Lors de sa recherche de disponibilité, le client a l'information concernant la confirmation différée de sa réservation.
La mention suivante est affichée dans la formule concernée par cette confirmation différée : cette réservation sera confirmée j-x avant sa date.
2. Ce que vous visualisez dans votre interface elloha
Lorsqu'une réservation avec confirmation différée est enregistrée, une notification est affichée dans votre tableau de bord. Vous devez confirmer ou annuler la réservation en fonction des conditions d'exécution de votre activité.
En cliquant sur Voir ou en passant par le Menu Réservations, onglet À confirmer, vous accédez à la liste des réservations en attente de confirmation.
En cliquant de nouveau sur Voir ou sur le nom de la Formule concernée, une modale s'affiche vous permettant de valider ou d'annuler la réservation.
En cas d'annulation de l'activité, il vous est possible de rédiger un texte expliquant la raison de cette annulation. Une fois rédigé, vous pouvez valider l'annulation de la réservation et un mail est automatiquement adressé au client pour l'informer de cette décision.
La réservation du client est automatiquement annulée et le stock bloqué de la formule concernée est automatiquement libéré
Exemple de mail adressé au client en cas d'annulation de la réservation :
IMPORTANT : si vous avez défini votre mode d'encaissement en Prepaid (total ou partiel) dans votre compte elloha, lorsque le mode de Confirmation Différé est activé, le Prepaid s'annule. Il faut donc, à la suite de la confirmation de réservation, intervenir manuellement pour encaisser la CB rattachée au dossier de réservation.